Como trocar de contador

Trocar de escritório de contabilidade é comum e não tem nada de irregular. O que costuma dar errado é a sequência: quem avisa primeiro e recolhe os documentos depois fica sem meio de cobrar. A ordem abaixo inverte isso.

A ordem que funciona

1. Escolha o novo antes de avisar o atual. Sem substituto definido, a empresa fica descoberta em obrigações com prazo, e prazo perdido vira multa. 2. Leia o contrato atual. Veja aviso prévio, multa por rescisão e o que está dito sobre devolução de documentos. 3. Peça a relação do que está com o escritório. Livros, arquivos digitais, procurações, certificados e senhas de acesso. 4. Só então comunique a rescisão, por escrito. E-mail serve, desde que dê para provar o envio e a data. 5. Faça a transferência formalmente. É prática consolidada da profissão que o escritório que sai forneça informações ao que entra, e as normas do Conselho Federal tratam disso ao cuidar do sigilo e da conduta profissional. 6. Confira o que chegou. É neste passo que aparecem os atrasos que ninguém tinha contado.

O que você tem direito de receber

Os documentos da empresa são da empresa, não do escritório. Isso inclui livros contábeis e fiscais, arquivos das obrigações acessórias entregues, cópias das guias pagas e os documentos que você entregou ao longo do contrato.

Retenção de documento por causa de honorário em aberto é assunto de cobrança, não de posse. Existe dívida a discutir, e existe documento a devolver, e as duas coisas se resolvem por caminhos diferentes. Se travar, o Conselho Regional recebe reclamação.

Posso trocar de contador a qualquer momento?

Sim. Respeitando o aviso prévio previsto no contrato, a troca é livre.

E se houver honorário atrasado?

A dívida continua devida e pode ser cobrada, inclusive judicialmente. Isso não transforma os documentos da sua empresa em garantia.

Qual é a melhor época para trocar?

Fim de exercício, porque o balanço fecha com um responsável só e a virada de ano começa limpa. Fora isso, o começo de um mês é melhor que o meio dele.

O novo escritório precisa refazer o trabalho antigo?

Só se houver pendência. Vale pedir um diagnóstico das obrigações dos últimos meses logo no começo: é barato, e é o que evita descobrir um problema antigo em plena fiscalização.

Depois da troca

Atualize as procurações eletrônicas, transfira ou revogue o acesso ao certificado digital e confira se as caixas postais eletrônicas apontam para quem deve receber. É a parte mais chata e a que mais gera susto meses depois.

Se ainda está escolhendo, veja como escolher um contador e procure pela sua cidade.